twojparagon.eu

Książka serwisowa – co musi zawierać i dlaczego trzeba ją przechowywać?

Dla polskich przedsiębiorców przechowywanie ważnych dokumentów to żadna nowość. W szczególności dotyczy to podatników, którzy na co dzień korzystają z kas fiskalnych. Stosowanie takich urządzeń wymaga przecież m.in. archiwizowania kopii paragonów – w formie papierowej lub elektronicznej. Ale nie tylko takie dokumenty trzeba starannie przechowywać. Podatnicy korzystający z kas rejestrujących muszą też posiadać książki serwisowe swoich urządzeń.

Informacje o urządzeniu, podatniku i serwisie

Oprócz karty gwarancyjnej czy instrukcji obsługi, do każdej kasy i drukarki fiskalnej dołączana jest książka serwisowa. Dokumentację tego typu trzeba więc przechowywać już od momentu zakupu urządzenia rejestrującego. Początkowo zresztą będą się w niej znajdowały podstawowe informacje na temat wybranego modelu oraz jego producenta lub importera. Dopiero później, po przeprowadzeniu fiskalizacji, do książki serwisowej są wpisywane dane dotyczące przedsiębiorcy oraz firmy odpowiedzialnej za wykonywanie usług technicznych (serwisu). Tak wypełnioną dokumentację trzeba posiadać przez cały okres stosowania konkretnej kasy. Podatnik jest bowiem zobligowany do jej udostępniania na prośbę serwisanta (technika) lub pracownika Urzędu Skarbowego.

Wpisy na temat przeglądów technicznych

Większość przedsiębiorców zapewne zdaje sobie sprawę z tego, że korzystanie z kasy fiskalnej wymaga pamiętania m.in. o obowiązkowych przeglądach technicznych. Zgodnie z funkcjonującymi w Polsce przepisami, taką usługę należy zlecać nie rzadziej niż co 2 lata. Natomiast wpis potwierdzający ważny przegląd techniczny jest zawsze umieszczany w książce serwisowej urządzenia – przez technika, który wykonał tę operację. Ma to znaczenie m.in. przy ewentualnie kontroli urzędnika skarbowego. Pracownicy US bardzo często sprawdzają książkę serwisową kasy – i to właśnie pod kątem terminowości dokonywanych przeglądów. Ponadto, w omawianej tu dokumentacji są umieszczane adnotacje na temat wszelkich interwencji technicznych, np. wymiany akumulatora lub innej naprawy urządzenia. Podobnie jak przy przeglądzie, wpis może zostać umieszczony wyłącznie przez technika z ważnymi uprawnieniami.

Jak otrzymać duplikat książki serwisowej?

Co musi zrobić przedsiębiorca, który np. zgubi lub trwale uszkodzi książkę serwisową swojej kasy fiskalnej? Polskie przepisy jednoznacznie określają postępowanie w takich okolicznościach. Po pierwsze, podatnik musi niezwłocznie poinformować o tym fakcie właściwy Urząd Skarbowy – w formie pisemnej. Po drugie, z kopią zawiadomienia złożonego w US należy udać się do producenta urządzenia rejestrującego. Tylko on może wydać, na oficjalny wniosek podatnika, duplikat książki serwisowej.