twojparagon.eu

Kasa fiskalna „na zastępstwo” – co to za rozwiązanie?

Kasa rejestrująca jest bezspornie technologią wyjątkową, z uwagi na swój charakter prawny i szczególne zastosowanie. Nie zmienia to jednak faktu, że wciąż pozostaje urządzeniem, które – podobnie jak inne – czasem, z różnych powodów, potrafi odmówić posłuszeństwa. W niejednym przypadku jest to sytuacja zero-jedynkowa. Poważniejsza usterka lub awaria może wymusić zatrzymanie sprzedaży towarów lub usług na rzecz klientów indywidualnych. Ale istnieje wyjście z takiej sytuacji – w postaci rezerwowej kasy fiskalnej.

Kiedy i dlaczego pada decyzja o wdrożeniu zastępczej kasy fiskalnej?

Kiedy następuje konieczność ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, kwestia zakupu, instalacji oraz użytkowania odpowiedniej technologii sprzedaży staje się oczywista. Ale nierzadko przedsiębiorcy decydują się nabyć oraz wdrożyć dodatkowe urządzenie fiskalne. Dlaczego? W przypadku nagłej usterki lub większej awarii kasy rejestrującej, uniemożliwiającej poprawne ewidencjonowanie obrotu, przedsiębiorca musi zaprzestać sprzedaży towarów lub usług na rzecz klientów indywidualnych – do czasu naprawienia urządzenia bądź wdrożenia nowego (zgodnie z procedurą). Bez względu na to, co wybierze, przerwa w działaniu może oznaczać poważne straty finansowe. Mogą to odczuć zwłaszcza firmy charakteryzujące się dużym natężeniem ruchu. Ale nie tylko – dla punktów realizujących transakcje rzadko, ale zawsze na wysokie kwoty, każda sprzedaż ma bardzo duże znaczenie. Tymczasem przeprowadzenie jej bez udziału kasy fiskalnej oznacza złamanie przepisów i grożące konsekwencje prawno-finansowe.

Dlatego wielu podatników woli zawczasu zabezpieczyć się na wypadek takich okoliczności i zainstalować dodatkowe urządzenie rejestrujące, choć przepisy tego nie wymagają. Kiedy dochodzi do nagłych problemów, przedsiębiorcy sięgają po rezerwową kasę fiskalną, która pełni obowiązki głównej, stosowanej na co dzień technologii sprzedaży – dotąd, aż ta druga nie zostanie naprawiona. W ten sposób mogą uniknąć przestoju w obsłudze klientów i wynikających z niego strat w dochodach. Zwykle też postanawiają nabyć rezerwowe urządzenie rejestrujące wraz z podstawowym. W takich okolicznościach bowiem są w stanie ubiegać się o ustawową ulgę w przypadku każdego z pierwszych, zakupywanych modeli (zwrotu do 90% wartości technologii, jednak nie więcej niż 700 zł).

Na co trzeba zwrócić uwagę przy zakupie rezerwowej kasy fiskalnej?

Jak już wspomnieliśmy – omawiane urządzenie to nie prawny obowiązek, a decyzja przedsiębiorcy. Nie musi on zatem np. kupować dosłownie ten sam model, co kasa podstawowa. Równie dobrze może to być znacznie tańsze i prostsze rozwiązanie. Z drugiej strony – istnieją pewne uwarunkowania prawne, które dotyczą także rezerwowej kasy fiskalnej. I o których bezwzględnie trzeba pamiętać.

Kasa rezerwowa, tak samo jak główna, musi zostać poprawnie zainstalowana (np. zafiskalizowana przez uprawnionego serwisanta). W przypadku tej technologii obowiązują również te same wymogi. Użytkownik za pomocą modelu zastępczego musi wystawiać paragony dla klientów, wykonywać raporty dobowe i miesięczne, jak również przechowywać przypisaną do urządzenia książkę serwisową czy zadbać o terminowe realizowanie jego przeglądów technicznych.

I to nie wszystko – pamiętajmy, że mówimy o sprawie w momencie, kiedy już funkcjonuje system fiskalizacji online. Jeśli zatem generalnie przedsiębiorca jest zobligowany do stosowania urządzenia rejestrującego, które transmituje przez internet niezbędne dane do CRK, kasą rezerwową musi być model online’owy. W innym przypadku (np. korzystania z technologii posiadającej elektroniczną kopię paragonów) dojdzie do złamania przepisów, podobnego, jak w przypadku dokonywania transakcji bez ich właściwego zaewidencjonowania. Należy też pamiętać, że aktualnie ustawowa ulga obejmuje wyłącznie modele online. Oznacza to, że zakup kasy fiskalnej starszego typu uniemożliwi skorzystanie z częściowej refundacji.