twojparagon.eu

Proces instalacyjny kas fiskalnych online – co warto o nim wiedzieć?

Przedsiębiorcy dopiero stający się posiadaczami pierwszego urządzenia rejestrującego szybko przekonają się, że bez instalacji nabytej technologii sprzedaży ani rusz. Poprawne przejście odgórnie ustalonej procedury jest niezbędne do tego, aby dało się potem za pomocą kasy fiskalnej prowadzić ewidencję obrotu i wystawiać paragony. Co więcej, w zależności na jakie urządzenie rejestrujące podatnik się zdecyduje – offline czy online – proces instalacyjny będzie miał nieco inny charakter. Jak on wypada w przypadku modeli komunikujących się przez internet z CRK?

Jak wygląda procedura instalacyjna kas z kopią elektroniczną?

Nim przejdziemy do tego, jak wspomniana kwestia wygląda w przypadku modeli online, zacznijmy od specyfiki instalacji urządzeń rejestrujących z elektroniczną kopią paragonów. Jeśli nawet jest ona znana szerokiemu gronu przedsiębiorców – wciąż przecież pojawiają się nowi, którzy będą musieli zmierzyć się z tą procedurą. Instalacja kas z kopią elektroniczną występowała poza tym wcześniej, a co więcej, dziś jeszcze podatnicy mogą decydować się na zakup i wdrożenie właśnie takich technologii sprzedaży. Oprócz tego, dopiero w zestawieniu z urządzeniami rejestrującymi starszego typu wyraźniejsze staną się różnice w charakterze procedury instalacyjnej, jaka dotyczy modeli online.

Kwestie związane z wdrażaniem kasy rejestrującej z kopią elektroniczną także potrafiły nieco się zmieniać. Ale jedno wciąż nie ulega wątpliwościom. Zasadniczym momentem w procedurze instalacyjnej jest fiskalizacja urządzenia. To niezmiernie ważna czynność, której wykonania może się podjąć jedynie serwisant posiadający odpowiednie uprawnienia. Co więcej, taką czynność w przypadku każdego modelu daje się zrealizować tylko raz, a jej skutki są nieodwracalne. Ale na czym ona polega? Generalnie chodzi o zmianę trybu funkcjonowania kasy rejestrującej. Wcześniej działa ona w trybie szkoleniowym – nieprzystosowanym do ewidencjonowania obrotu, natomiast pozwalającym na swobodną naukę obsługi urządzenia. Podczas wspomnianego procesu następuje „przełączenie” kasy na tryb fiskalny. Technologia zyskuje też przypisany na trwałe NIP przedsiębiorcy. Od momentu ukończenia fiskalizacji trzeba uważać na sposób obsługi urządzenia, gdyż zapisuje już ono w swej pamięci wszystkie dokonane operacje. Z drugiej strony, już wtedy kasa rejestrująca jest gotowa do ewidencjonowania sprzedaży oraz wystawiania paragonów dla klientów.

Nie oznacza to jednak końca ważnych spraw, dotyczących procedury instalacyjnej. O zafiskalizowaniu kasy rejestrującej podatnik musi poinformować właściwy dla swej działalności Urząd Skarbowy. Takie zgłoszenie musi mieć formę pisemną (wzór znajduje się w załączniku nr 3 do Rozporządzenia MF w sprawie kas rejestrujących) i może być dostarczone osobiście bądź listownie. Trzeba jednak mieć na względzie, że musi to nastąpić w terminie maksymalnie 7 dni od wykonania fiskalizacji. To „zgłoszenie poinstalacyjne” jest ważne również dlatego, że w odpowiedzi na nie przedsiębiorca uzyska numer ewidencyjny, przypisany do jego urządzenia oraz potwierdzające dodanie go do specjalnego rejestru. Numer ewidencyjny należy nanieść trwale na obudowę kasy fiskalnej, w widocznym miejscu (nie zapominając też o wpisaniu go do książki serwisowej tego modelu!).

Co jest istotne w instalacji kas fiskalnych online?

Teraz, gdy zostały przywołane kluczowe kwestie, związane z procedurą instalacyjną – możemy przejść do urządzeń rejestrujących online. Prawda jest bowiem taka, że w przypadku modeli łączących się z Centralnym Repozytorium Kas fiskalizacja również stanowi najważniejszy etap. Zmianie natomiast ulega „środowisko” przeprowadzania tego procesu. Podczas niego musi nastąpić pierwsze połączenie technologii z CRK. A zatem już na tym etapie trzeba zapewnić dostęp do internetu, co należy do obowiązków podatnika. Bez tego nie będzie mogło dojść do komunikacji z CRK, a więc i fiskalizacji urządzenia, jego poprawnego zainstalowania, co poskutkuje brakiem sposobności do korzystania z kasy w celu ewidencjonowania obrotu.

Połączenie z internetem i Centralnym Repozytorium Kas podczas instalacji jest tak ważne, ponieważ w przypadku wdrażania modeli online doszło do automatyzacji wielu procesów. Już bowiem w momencie pierwszego kontaktu technologii z CRK zyskuje ona własny harmonogram transmisji danych. Ponadto, zostaje dodana do specjalnego rejestru. Co to oznacza dla przedsiębiorcy? W kwestiach formalnych – same udogodnienia. Podatnik nie musi już bowiem kontaktować się z US w tradycyjny sposób (za pomocą odpowiednich, pisemnych zgłoszeń) ani przed, ani po fiskalizacji. Nie musi też czekać na odpowiedź z numerem ewidencyjnym, gdyż ten również zostaje nadany w sposób automatyczny.